Routines

Vous êtes IT lead d'une agence immobilière de 12 agents commerciaux. Tous les matins, chaque agent perd 30 minutes à trier ses mails : leads chauds noyés dans les newsletters, dossiers en cours mélangés avec la pub. Vous voulez automatiser ce tri.

Voici une routine concrète, livrable en un après-midi :

Le prompt complet de la routine :

Tu es l'assistant matinal de notre agence immobilière.

1. Appelle gmail_list_recent avec max_results=50 et query='in:inbox newer_than:12h -label:Gilbert/Processed'.

2. Pour chaque mail, classe-le dans UNE des catégories :
   - lead_chaud   : nouveau prospect acheteur ou vendeur, demande de visite, estimation
   - dossier     : mail lié à un dossier en cours (notaire, banque, locataire, copropriété)
   - pub         : newsletter, prospection commerciale, alertes portails — à ignorer
   - autre       : interne, RH, comptabilité

3. Pour chaque lead_chaud, lis le corps complet via gmail_read_message(message_id) puis crée
   un draft de réponse via gmail_create_draft({thread_id, in_reply_to, to, subject, body}).
   Le body : concis, professionnel, en français, propose 2 créneaux de RDV ou demande
   l'info manquante (bien, budget, zone). L'agent reverra le draft avant envoi.

4. Envoie un récap Telegram à l'agent commercial via notify_telegram avec :
   - nb leads chauds détectés (et drafts créés)
   - nb mails dossiers en cours à traiter (titre + expéditeur)
   - total mails non-lus traités

Réponse finale en markdown : tableau récap par catégorie + une ligne par lead chaud
avec destinataire, sujet et intention détectée.

Deux chemins selon votre confort :

1. Via le wizard chat (recommandé pour démarrer)

Ouvrez Gilbert dans le chat et utilisez le wizard intégré :

https://gilbert.solveholding.com/chat?wizard=routine

Gilbert vous pose 3 questions (objectif en une ligne, fréquence, provider) puis crée la routine avec des defaults raisonnables. Vous l'ajustez ensuite depuis la Console. Délai typique : 2 minutes pour la première routine, sans toucher un fichier de config.

2. Via la Console (pour ajustements fins)

Allez sur Console → Routines puis cliquez + Créer une routine. Vous arrivez sur la page workspace où vous pouvez soit importer un preset (Drafts quotidiens Gmail, Top stories Hacker News, Veille IA HuggingFace…) soit créer une routine from scratch avec le formulaire complet : nom, task_id, description, cron, provider, prompt, canaux de sortie.

Chaque routine choisit son provider à la création parmi trois options. La clé API utilisée est celle de votre workspace, configurée une seule fois par l'IT.

Configurer la clé API workspace. L'IT va sur Console → Workspace → Providers LLM et colle la clé. Elle est chiffrée au repos avant stockage. Voir Workspaces pour le détail (rotation, fallback inter-providers, key versioning).

Une routine reçoit automatiquement les tools dont l'intégration source est connectée à son workspace. Pas de configuration tool-par-tool : si Gmail OAuth est actif, les 4 tools Gmail sont là.

Pour activer une intégration, voir Intégrations.

La syntaxe est le cron POSIX 5 champs : minute heure jour mois jour-semaine. Quelques recettes :

# Chaque matin à 7h (heure de Paris)
0 7 * * *

# Chaque lundi à 8h (heure de Paris)
0 8 * * 1

# Toutes les heures, pile
0 * * * *

# Lundi à vendredi à 9h (heure de Paris)
0 9 * * 1-5

# Toutes les 15 minutes
*/15 * * * *

Cycle de vie depuis la page détail (/console/workspaces/<id>/routines/<routineId>) :

Chaque run affiche son output rendu en markdown sur la page détail (tableaux, listes, code blocks), avec le nombre de tokens consommés (in/out), le modèle utilisé, et le statut de delivery par canal (ex : telegram: ok,slack: skipped).

La routine ne tourne pas

1. Vérifiez son état dans Console → Routines : paused ou archived ⇒ pas de tick.
2. La colonne Prochain run est vide ? Le cron est invalide ou la souscription est désactivée. Cliquez Reprendre.
3. Le dernier run est failed ? Ouvrez la page détail, le bloc Erreur donne le message brut (rate limit provider, OAuth scope manquant, tool absent…).
4. L'intégration source a été révoquée ? Vérifiez Console → Intégrations : la colonne revoked_at indique une déconnexion OAuth. Reconnectez.
5. Rate limit côté provider ? Vérifiez les quotas dans le dashboard Anthropic / Google AI Studio / OpenAI Platform — Solve ne masque pas les 429.

La routine boucle ou est trop longue

Chaque run est bornée à 10 steps tool max (MAX_TOOL_STEPS = 10 dans routineExecutor.ts). Si le LLM n'a pas produit de texte final après 10 steps, le run sort en erreur avec le message “LLM n'a produit aucun texte final après 10/10 steps” et la liste des tools appelés — utile pour debug le prompt (boucle infinie sur le même tool, scope trop large, etc.).

L'output Telegram n'arrive pas

Vérifiez le bloc Delivery status sur la page détail du run. Trois valeurs possibles par canal : ok, skipped (pas de paire Telegram/Slack configurée pour ce membre), failed(erreur API Telegram/Slack — le message d'erreur est loggé).

• Intégrations — activer Gmail / Calendar / Telegram / Slack au niveau workspace.
• Workspaces — ajouter et faire tourner une clé LLM (Anthropic / Google / OpenAI), gérer les membres et leurs rôles.
• Bridge MCP — interroger vos routines depuis Claude Code, Cursor ou ChatGPT custom connector via le tool list_routines.
• Console — vue d'ensemble du panneau de contrôle Gilbert.

Exemple complet rappelé en un bloc, prêt à coller dans le wizard :

# Lundi à vendredi, 7h du matin. Le cron est interprété en heure
# locale Europe/Paris (DST-aware) — pas de conversion UTC à faire.
# Voir section "Cron syntax" plus bas.
0 7 * * 1-5